LIFELONG SUCCESS UNIVERSITY这堂课你会学到什么
- 区分真实期限和催促声。
- 判断推迟各项任务的后果。
- 在有限时间内作出明确取舍。
先问推迟会发生什么
紧急关乎时间，重要关乎后果和价值。一条不停闪烁的消息可能并不重要，而更新必要证件这种安静的事情，拖久了却可能付出很大代价。分别问：晚一天、晚一周、晚一个月会怎样？既考虑自己，也考虑受到影响的人。有时一个五分钟的确认值得先做，因为三位同事都在等它才能继续。
核实期限，不要只凭语气判断。有些期限由外部流程决定，有些只是希望尽早得到。收到标着“急”的请求时，可以询问具体用途和最晚需要时间。了解原因以后，才能判断它是否真的应该排在已有承诺前面。
给未来的重要事情留位置
如果每天的时间全部用于回应别人，准备和积累就只能等到变成危机才开始。留一点时间做预防问题或增长能力的工作，例如每周练习一次技能，活动前检查用品，提前整理申请材料。留多少要看实际条件，不必照搬别人展示的理想作息。
假设你只有九十分钟：今晚截止的提交需要四十分钟，明天会议的准备需要三十分钟，整理旧文件夹要一小时。先提交，再准备会议，余下二十分钟用于检查或处理延误。文件夹明确延后，既没有否认它的价值，也不会让它挤掉更需要及时完成的事。
用少数关键问题帮助判断
比较任务时，可以问：是否关系安全或必要责任？是否推进我已经选择的目标？是否有别的工作被它挡住？真正的期限是什么？这些问题帮助你思考，但不能代替判断，也不是一个算出分数就永远正确的公式。两项承诺冲突时，应让受到影响的人参与协调。
今天最优先的事情只选能装进今天的数量。十件事都写“最重要”，通常意味着尚未作出选择。另建一个等待清单，注明什么时候再看，让推迟成为明确决定。你可以重视某件事，同时决定暂时不给它下一个小时。
新任务进来，要说明替换了什么
接受新请求之前，先与已有安排比较。可以说：“今天我能完成库存检查，也能准备新陈列，但两件都做不完，您希望先做哪一件？”这能让时间冲突被看见。如果由你自己决定，就说明哪些事项会移动，并通知正在等待的人。优先顺序改变后，被挤出的事情也必须有明确去向。
晚上复盘时，按照当时已知的信息评估决定，不要因为某个不确定结果后来不理想，就否定全部判断。如果一件原以为能等待的事情造成了意外损失，应更新对其后果的认识。安排优先顺序是一种不断校正的能力，而不是保证永远没有意外的技巧。
虚构生活案例
虚构人物山姆做行政工作，同时面对发票期限、等文件的同事和修改演示文稿外观的请求。他起初总回应催得最勤的人，后来检查后果，发现发文件只需三分钟，却能让同事完成一项有明确截止时间的提交。
他先发文件，再处理发票，并与提出修改的人约好稍晚交付。对方了解冲突后同意了。他虽然没有做完所有事项，却避免了更严重的延误，也让各方知道可以期待什么。
动手练习
- 列出承诺和今天实际剩余的时间。
- 逐项写明推迟的具体后果。
- 选定今天必须推进的事项，明确其他事项何时再看。
- 接到下一个请求时，说明接受它会挤掉什么。
延伸阅读
- UNC Learning Center: Time Management Inventory机构原始资料；本课具体案例与练习为原创教学设计。